Privacybeleid

Ingangsdatum: 3 september 2026. In dit beleid lees je welke persoonsgegevens Impian Divers verzamelt, waarom, met wie we ze delen en welke rechten je hebt. Het geldt voor deze website, ons boekingssysteem, onze chatassistent en de e-mail- en WhatsApp-gesprekken die we met je voeren.

1. Wie we zijn

Impian Divers is een Nederlandse duikschool op Koh Tao, Thailand, handelend als Diving Impian Divers International Thailand Co. Ltd, 6/5 Moo 2 Mae Haad, 84360 Koh Tao, Surat Thani, Thailand. Ons licentienummer bij de Tourism Authority of Thailand is 34/01190.

Voor alles wat hier beschreven staat zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke — wij bepalen wat er wordt verzameld en waarom. We zijn gevestigd in Thailand en vallen daarmee onder de Thaise Personal Data Protection Act (PDPA). Omdat we onze cursussen aanbieden aan bezoekers in de Europese Unie, is ook de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) op ons van toepassing. Waar de twee van elkaar verschillen, passen we toe wat jou de sterkste bescherming geeft.

Vragen over privacy kun je stellen via info@impiandivers.com, of per post op bovenstaand adres.

2. Wat we verzamelen

Cursusboekingen

Wanneer je een boeking aanvraagt, verzamelen we je naam, e-mailadres, telefoonnummer, land, voorkeurstaal en je duikbrevet, samen met de cursus die je wilt volgen, je voorkeursdata, het aantal deelnemers en het bericht dat je ons schrijft. Boek je voor meer dan één persoon, dan verzamelen we ook de naam en het brevetniveau van elke andere deelnemer. We maken een persoonlijke opzoeklink aan zodat je je boeking kunt bekijken zonder account, en onze instructeurs voegen planningsnotities toe terwijl je cursus wordt ingepland.

Chatassistent

De chat op onze website is een AI-assistent, geen medewerker. We bewaren het volledige gesprek, de pagina waarop je het startte, de user-agent van je browser en je taal. Helpt de assistent je met boeken, dan vraagt hij om je naam en e-mailadres en stuurt hij je een eenmalige code per e-mail om te bevestigen dat jij het bent. Vraag je om een echte medewerker, dan bewaren we de naam, het e-mailadres en de toelichting die je achterlaat, en gaat het gesprek naar ons team. Onze medewerkers kunnen chatgesprekken teruglezen.

E-mail en WhatsApp

Als je ons mailt of appt — of als wij contact met je opnemen over een boeking — bewaren we het bericht, je adres of telefoonnummer, je WhatsApp-weergavenaam en eventuele bijlagen of foto's die je stuurt. Bijlagen bewaren we in afgeschermde opslag. Van e-mails die wij jou sturen leggen we ook vast of het bericht is afgeleverd en geopend en of je op een link hebt geklikt, zodat we weten of belangrijke boekingsinformatie is aangekomen.

Reviews

Laat je een review achter, dan bewaren we je naam, beoordeling en tekst, en vertalen we die machinaal naar de andere talen van de site. Daarnaast halen we openbare reviews over ons op bij Google en TripAdvisor, inclusief de weergavenaam en openbare profielfoto van de schrijver.

Technische gegevens

Onze hostingprovider houdt standaard serverlogs bij, inclusief IP-adressen. In onze eigen systemen leggen we IP-adressen in twee beperkte gevallen vast: in een auditlog van beheerdershandelingen, en om herhaalde mislukte inlog- of verificatiepogingen af te remmen en te blokkeren. Verder bouwen we geen registratie van je IP-adres op.

Wat we niet verzamelen

• Geen medische of gezondheidsgegevens. Duiken vereist een medische verklaring, maar die vragenlijst maakt geen deel uit van deze website. Na je boeking ontvang je een registratielink van de brevetteringsorganisatie (I.D.D. of PADI) en vul je je medische formulier en polisnummer rechtstreeks bij hen in, onder hun eigen privacybeleid. Wij zien of bewaren jouw antwoorden niet.

• Geen betaal- of kaartgegevens. We accepteren geen online betalingen en gebruiken geen betaalverwerker. Aanbetalingen gaan via bankoverschrijving, Wise of Revolut, en het restbedrag betaal je contant ter plaatse. Onze medewerkers leggen alleen vast dát er een betaling binnenkwam, met bedrag en methode. We bewaren geen kaartnummers.

Let op: het berichtenveld op het boekingsformulier, de chat en je e-mails zijn vrije tekst. Vertel je ons daarin over een blessure, een aandoening of medicatie, dan wordt die informatie samen met de rest van het gesprek bewaard en bereikt zij de partijen uit punt 5. Deel gezondheidsgegevens daarom liever persoonlijk of telefonisch met onze instructeurs dan via de chat.

3. Waarvoor we je gegevens gebruiken

• Om je vragen te beantwoorden en je boekingsaanvraag af te handelen.

• Om cursussen, boten en instructeurs in te plannen en contact met je op te nemen over je duiken.

• Om boekingsbevestigingen, betaalinstructies en herinneringen vóór je cursus te sturen, en achteraf één verzoek om een review.

• Om de website en de chatassistent te laten werken en te verbeteren.

• Om de administratie te voeren die we wettelijk moeten voeren, en om rechtsvorderingen in te stellen of ons daartegen te verweren.

We verkopen je gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertentieprofielen, en gebruiken je gesprekken of boekingsgegevens niet om AI-modellen te trainen.

4. Grondslagen

Onder de AVG baseren we ons op de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) — je boeking afhandelen, je cursus regelen en de bijbehorende e-mails.

• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) — vragen beantwoorden, de chatassistent draaien, onze berichtgeschiedenis bewaren, inkomende e-mail samenvatten zodat we sneller antwoorden, reviews vertalen, openbare reviews tonen, misbruik voorkomen en websitegebruik meten. Ons belang is een duikschool runnen die mensen fatsoenlijk te woord staat; we hebben dat afgewogen tegen jouw privacy en je kunt altijd bezwaar maken.

• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a) — analytische cookies. Je kunt je toestemming altijd intrekken; dat raakt niet wat we daarvoor deden.

• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c) — fiscale en boekhoudkundige administratie.

Onder de Thaise PDPA zijn de equivalente grondslagen contractuele noodzaak, gerechtvaardigd belang, toestemming en wettelijke verplichting.

5. Met wie we ze delen

We delen persoonsgegevens met dienstverleners die ons helpen het bedrijf te runnen, en alleen daarvoor:

• Supabase — onze database, medewerkerslogin, bestandsopslag en serverfuncties. Gehost in de EU.

• Vercel — websitehosting en bezoekstatistieken. Uitgeleverd vanuit de EU (Frankfurt).

• Resend — het versturen en ontvangen van onze e-mail, inclusief aflever- en openregistratie.

• OpenAI — genereert de antwoorden van de chatassistent.

• Google (Gemini API) — genereert de antwoorden van de chatassistent wanneer OpenAI niet beschikbaar is, vat inkomende e-mail samen voor ons team en vertaalt reviews.

• Meta (WhatsApp Business API) — verzorgt onze WhatsApp-gesprekken.

• Google Analytics — websitestatistieken, alleen met jouw toestemming.

• Google Bedrijfsprofiel en Google Places — de bron van de openbare Google-reviews die we tonen.

• Firecrawl — haalt onze openbare TripAdvisor-reviewpagina op zodat we die reviews kunnen tonen.

Daarnaast verstrekken we gegevens wanneer de wet dat vereist, of aan onze accountants en adviseurs onder geheimhoudingsplicht. Brevetteringsorganisaties (I.D.D., PADI) en verzekeraars zoals DAN zijn geen verwerkers van ons: als je je bij hen registreert of verzekert, sluit je rechtstreeks met hen een overeenkomst en zijn zij zelf verwerkingsverantwoordelijke.

6. Kunstmatige intelligentie

We gebruiken AI op drie plekken, en steeds houdt een mens de regie:

• De chatassistent op de website. Je berichten, inclusief een naam en e-mailadres die je opgeeft, gaan naar OpenAI — of naar Google als OpenAI niet beschikbaar is — om een antwoord te genereren. De assistent is duidelijk als AI aangeduid en je kunt op elk moment om een mens vragen.

• Onze inbox. Mail je ons, dan gaan het bericht en je naam naar de Gemini API van Google voor een korte samenvatting en een conceptantwoord voor ons team. Een medewerker schrijft en verstuurt het echte antwoord.

• Reviewvertaling. Reviewteksten gaan naar Google of OpenAI om ze naar de andere talen van de site te vertalen.

Deze partijen verwerken de gegevens om ons een resultaat terug te geven. Ze mogen die niet gebruiken om hun modellen te trainen. Geen enkel besluit over jou wordt door AI alleen genomen — zie punt 14.

7. Cookies en tracking

Noodzakelijke cookies en browseropslag houden de site werkend: je taalkeuze, je cookievoorkeuren en een kortlopende sleutel die je chatgesprek over pagina's heen in stand houdt (gewist zodra je het tabblad sluit, en na 30 minuten). Die kun je niet uitzetten.

Google Analytics wordt pas geladen nadat je analytische cookies accepteert. Het draait met IP-anonimisering en met de advertentiesignalen van Google uitgeschakeld. Trek je je toestemming in, dan verwijderen we het script en wissen we de bijbehorende cookies. Je kunt je keuze altijd wijzigen via Cookie-instellingen onderaan de pagina.

We plaatsen geen advertentie- of social-mediacookies en gebruiken geen advertentiepixels. Omdat er niets van dat soort aan te zetten valt, biedt de banner geen marketingoptie.

Ook de cookieloze bezoekstatistieken van onze hostingprovider behandelen we als analytics: die laden pas na jouw toestemming. Onze lettertypen komen van onze eigen servers en niet van Google Fonts, dus er gaat geen verzoek naar Google alleen doordat je een pagina opent.

E-mails die we je sturen bevatten een trackingpixel en gemarkeerde links, zodat we kunnen zien of een boekingsbevestiging is afgeleverd en geopend. Wil je liever niet dat we dit bijhouden, laat het weten en we zetten het uit voor jouw adres.

8. Hoe lang we ze bewaren

• Boekings- en gastgegevens — 3 jaar na je laatste cursus, zodat we kunnen helpen bij brevetvragen en herhaalbezoeken.

• Boekhouding — 5 jaar, of langer waar de Thaise belastingwet dat vereist.

• Chatgesprekken — 12 maanden.

• E-mail- en WhatsApp-conversaties en hun bijlagen — 3 jaar.

• Aflever- en openregistratie van e-mail — 12 maanden.

• Reviews — totdat je ons vraagt ze te verwijderen.

• Statistieken — 14 maanden, geaggregeerd.

• Auditlog van beheerdershandelingen — 2 jaar.

Als een termijn afloopt verwijderen we de gegevens, of anonimiseren we ze zodat ze niet meer naar jou te herleiden zijn.

9. Beveiliging

Al het verkeer naar deze website en onze systemen loopt over TLS 1.2 of hoger, en gegevens worden bij onze hostingproviders versleuteld opgeslagen. Toegang tot boekings- en gastgegevens vereist een medewerkersaccount met een eenmalige code naar een bekend adres; rechten zijn per rol ingesteld, zodat medewerkers alleen bij wat hun werk vraagt kunnen. Onze database dwingt die regels op rijniveau af en vertrouwt niet alleen op de applicatie. E-mailbijlagen en geüploade bestanden staan in afgeschermde opslag die niet openbaar bereikbaar is. Herhaalde mislukte inlogpogingen worden afgeremd en geblokkeerd. We houden het aantal mensen met beheerderstoegang klein.

Geen enkel systeem is volledig veilig, en we hebben geen ISO 27001- of SOC 2-certificering. Denk je een kwetsbaarheid gevonden te hebben, mail dan naar info@impiandivers.com; we reageren binnen 5 werkdagen.

10. Doorgifte buiten de EU

Wij zitten in Thailand, dus je gegevens bereiken ons buiten de Europese Economische Ruimte. Onze database, bestandsopslag en websitehosting staan in de EU (Supabase EU-regio; Vercel Frankfurt), maar onze medewerkers benaderen die vanuit Thailand, en onze AI-, e-mail- en berichtenproviders verwerken gegevens in de Verenigde Staten.

Thailand heeft geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. Doorgifte naar ons, en naar onze verwerkers buiten de EER, vindt daarom plaats op basis van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, met aanvullende waarborgen waar nodig. Een kopie van de betreffende bepalingen kun je opvragen via info@impiandivers.com.

11. Je rechten

Je kunt ons vragen om een kopie van je gegevens, om ze te corrigeren, te verwijderen, het gebruik te beperken, bezwaar te maken, of ze in een overdraagbaar formaat naar een andere partij te sturen. Waar we ons op toestemming baseren, kun je die altijd intrekken. Je wordt nooit anders behandeld omdat je deze rechten gebruikt.

Heb je een boeking bij ons, dan staat in de bevestigingsmail een persoonlijke link waar je je eigen gegevens kunt downloaden of om verwijdering kunt vragen. Anders mail je naar info@impiandivers.com en reageren we binnen een maand. We kunnen je eerst om bevestiging van je identiteit vragen, zodat we je gegevens niet aan iemand anders geven.

Als we je gegevens wissen, verwijderen we je naam en contactgegevens en maken we ze los van je boekingen. De boeking zelf houden we, zonder iets wat naar jou herleidbaar is, waar we die nodig hebben voor de boekhouding of brevetadministratie.

Woon je in de EU of de EER en vind je dat we slecht met je gegevens zijn omgegaan, dan kun je een klacht indienen bij de toezichthouder waar je woont of werkt. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. In Thailand is dat de Personal Data Protection Committee (PDPC). We horen het liever eerst van jou — dan proberen we het recht te zetten.

12. Gegevens van anderen

Boek je voor een groep, dan geef je ons de namen en brevetniveaus van de andere duikers. Zorg ervoor dat zij dat weten en wijs ze op dit beleid. Zij hebben dezelfde rechten op hun gegevens als jij en kunnen rechtstreeks contact met ons opnemen.

De Google- en TripAdvisor-reviews die we tonen zijn door hun schrijvers openbaar over onze duikschool geschreven. Heb jij er een geschreven en wil je liever niet dat die op onze website staat, mail ons dan en we halen hem van de site.

13. Kinderen

Onze cursussen kennen minimumleeftijden en onze website is niet gericht op kinderen. We verzamelen niet bewust gegevens van iemand onder de 16 zonder dat een ouder of voogd namens hen boekt. Volgt een jonge duiker een cursus, dan regelt een ouder of voogd de boeking en de medische verklaring. Denk je dat we gegevens van een kind hebben die we niet zouden moeten hebben, neem dan contact op en we verwijderen ze.

14. Geautomatiseerde besluiten

De chatassistent beantwoordt vragen en kan een boekingsaanvraag voorbereiden, en onze inboxtool stelt conceptantwoorden voor aan onze medewerkers, maar geen enkel besluit dat jou raakt wordt door een machine alleen genomen. Een medewerker beoordeelt en bevestigt elke boeking en schrijft elk antwoord. Je kunt op elk moment in de chat om een echte medewerker vragen.

15. Wijzigingen

We werken deze pagina bij wanneer onze verwerking verandert, en passen dan de ingangsdatum bovenaan aan. Raakt een wijziging je wezenlijk, dan melden we dat duidelijk op de website voordat die ingaat.

16. Contact

Impian Divers · 6/5 Moo 2 Mae Haad, Koh Tao, Surat Thani, Thailand
Privacy & Beveiliging: info@impiandivers.com · Booking: booking@impian-divers.com · Telefoon: +66 (0) 77 456 369